Η Ελεγκτική Υπηρεσία γνωστοποιεί ότι η Ειδική Έκθεση με θέμα «Έλεγχος Υπουργείου Εργασίας, Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων – Διοίκηση» που ετοιμάστηκε από την Υπηρεσία έχει αναρτηθεί σήμερα στην ιστοσελίδα της, στη διεύθυνση:
http://www.audit.gov.cy/audit/audit.nsf/All/0F9F32F2CB2B53A2C225837C003AD5D2?OpenDocument
Τα σημαντικότερα ευρήματα των ελέγχων που καταγράφονται στα τρία μέρη της Έκθεσης, όπως αυτή χωρίστηκε, αφορούν στα ακόλουθα θέματα:
Α) Λογαριασμοί Διοίκησης Υπουργείου Εργασίας Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων – Κεντρικά Γραφεία για τα Έτη 2015 και 2016. Κυριότερες διαπιστώσεις είναι
• Υπολειτουργία Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου
• Διεύρυνση αρμοδιοτήτων του ΥΕΠΚΑ / Αύξηση του Προϋπολογισμού και των δαπανών της Διοίκησης του Υπουργείου
• Αδυναμίες στην κάλυψη του κενού που δημιουργήθηκε για τη χρονική περίοδο απουσίας του Πρώτου Λειτουργού Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Μονάδα Αναλογιστικών Μελετών) λόγω της κατ’ εξαίρεση παραχώρησης άδειας απουσίας χωρίς απολαβές.
Μη επαρκής διαχείριση της Συμφωνίας που υπεγράφη με την Eυρωπαϊκή Επιτροπή (ΕΕ) για παραχώρηση χορηγίας προς το ΥΕΠΚΑ για την υλοποίηση συγκεκριμένης Δράσης με αποτέλεσμα την επιστροφή της χορηγίας και τη μη υλοποίηση της Δράσης.
• Αδυναμίες στην τήρηση διαφόρων Μητρώων
• Κενά/αδυναμίες σε ενέργειες αρμοδίων οργάνων του Κράτους όσον αφορά στην εφαρμογή των προβλεπόμενων διαδικασιών διαχείρισης θεμάτων που αφορούν δύο συγκεκριμένες ενοικιάσεις κτηρίων και μη λήψη έγκαιρων και αναγκαίων ενεργειών για διασφάλιση των συμφερόντων του δημοσίου.
Β) Υπηρεσία Διαχείρισης επιδομάτων προνοίας – Έλεγχος παροχής επιδόματος τέκνου και σχεδίου ενίσχυσης των συνταξιούχων με χαμηλά εισοδήματα για το έτος 2015.
Ανάγκη ορθής διοικητικής λειτουργίας των Τομέων διαχείρισης άλλων κοινωνικών παροχών (κατά την έννοια του σχετικού Νόμου) καθώς και εξασφάλισης των αναγκαίων χώρων στέγασης του προσωπικού τους σε χώρους κατάλληλους/λειτουργικούς που να επιτρέπουν ή/και να διευκολύνουν τη λειτουργία τους και την εποπτεία/έλεγχό τους ως ΥΔΕΠ.
Αδυναμίες/μη ύπαρξη μηχανισμών στην επιβεβαίωση περιουσιακών στοιχείων/εισοδημάτων και δηλώσεων των αιτητών/δικαιούχων για παροχή επιδόματος τέκνου.
Διενεργήθηκαν προκαταβολικές πληρωμές του επιδόματος τέκνου σε οικογένειες για τα έτη 2012 μέχρι 2016, πριν την υποβολή της προβλεπόμενης από τον Νόμο αίτησης και εξέτασής της, που πληρούσαν κάποιες προϋποθέσεις στη βάση απόφασης/έγκρισης της Υπουργού, χωρίς αυτό να προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία. Η εφαρμογή της απόφασης αυτής είχε ως αποτέλεσμα να προκύψουν σε κάποιες περιπτώσεις υπερπληρωμές.
Αδυναμίες στον έλεγχο και παρακολούθηση των καθυστερημένων εσόδων/υπερπληρωμών και δυσκολίες στην ανάκτησή τους.
Ανάγκη για ανάπτυξη ενιαίου Μηχανογραφημένου Συστήματος (ΜΣ) για την παροχή ΕΕΕ και άλλων κοινωνικών παροχών/επιδομάτων με στόχο την εξασφάλιση των πλεονεκτημάτων καλύτερης οργάνωσης και ασφάλειας των δεδομένων και ελαχιστοποίηση ενδεχομένως του κόστους συντήρησης κ.ά. (Ενιαία Βάση Δεδομένων).
Γ) Λογαριασμοί Διοίκησης Υπουργείου Εργασίας Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων- Αξιολόγηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου για τη παροχή επιδόματος τέκνου, επιδόματος μονογονεϊκής οικογένειας και επιδόματος/χορηγίας για ενίσχυση των συνταξιούχων με χαμηλά εισοδήματα για το έτος 2017.
Μη εφαρμογή μιας συστηματικής διαδικασίας αξιολόγησης των κινδύνων έτσι ώστε η Διοίκηση (διάφορα ιεραρχικά επίπεδα των Τομέων για την παροχή επιδόματος τέκνου και χαμηλοσυνταξιούχων) να μπορεί να επιτύχει τους στόχους της. Συγκεκριμένα διαπιστώθηκε η απουσία συγκροτημένων/ενιαίων εγχειριδίων διαδικασιών με λεπτομερείς καταγεγραμμένες διαδικασίες που ακολουθούνται (σε όλα τα στάδια) και απουσία διαδικασίας συστηματικής επικαιροποίησής τους.
Δεν υπάρχουν εγχειρίδια χρήσης και διαχείρισης των Πληροφοριακών Συστημάτων για την παροχή των υπό έλεγχο επιδομάτων.
Το σύστημα αρχειοθέτησης των αιτήσεων και των σχετικών εγγράφων, όπως διαπιστώθηκε κατά τον επιτόπιο έλεγχο, δεν ήταν με επάρκεια προσδιορισμένο. Σε πολλές περιπτώσεις οι φυσικοί φάκελοι δεν ήταν ενημερωμένοι και οι αιτήσεις τοποθετούνταν – με χρονολογική σειρά – πρόχειρα σε χώρους εργασίας.
Απουσία επίσημης, γραπτής και σαφούς/συγκεκριμένης ανάθεσης αρμοδιοτήτων/ καθηκόντων/ρόλων (εκτός κάποιων εξαιρέσεων) σε κάθε λειτουργό ώστε να διασφαλίζεται η ορθή λειτουργία των Τομέων, αποτελεσματική εποπτεία και να διευκολύνεται η άσκηση συστηματικού ελέγχου των εργασιών κάθε λειτουργού σε σχέση με τους ρόλους/καθήκοντά του και τη καθημερινή εργασία και χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ).
Μη επίτευξη διασύνδεσης με όλα τα Aδειοδοτημένα Πιστωτικά Ιδρύματα (ΑΠΙ) για τη λήψη ολοκληρωμένης πληροφόρησης ώστε να επιτευχθεί νομοθετική συμμόρφωση με αποτέλεσμα για αιτητές/δικαιούχους που διατηρούν λογαριασμούς σε ΑΠΙ, πέραν των όσων επιτεύχθηκε διασύνδεση, να μη λαμβάνονται στοιχεία και ως εκ τούτου να υπάρχει αδιαφάνεια και άνιση μεταχείριση των αιτητών και κίνδυνος να καθίστανται δικαιούχοι των υπό αναφορά επιδομάτων άτομα που ενδεχομένως δεν πληρούν τα κριτήρια.
Σύσταση: Τα αρμόδια όργανα του Κράτους θα πρέπει να ακολουθούν τις προβλεπόμενες διαδικασίες διαχείρισης θεμάτων που αφορούν ενοικιάσεις κτηρίων και να προβαίνουν έγκαιρα στις απαραίτητες ενέργειες, για διασφάλιση των συμφερόντων του δημοσίου».